Pour beaucoup de personnes, la sauvegarde et l’archivage désignent la même chose : il s’agit de faire une copie de fichiers numériques au cas où. Et presque tous pensent que ce sont des tâches bien trop pénibles ! En réalité, l’archivage est bien différent de la sauvegarde et les deux sont vraiment essentiels à notre époque.

On vous comprend. Gérer la sauvegarde ou l’archivage de nos documents et autres souvenirs numériques semble assez ennuyeux et chronophage. D’ailleurs vous n’êtes pas seul à penser cela :  

• ‍20% des gens n'ont jamais fait de sauvegarde de leur vie
• ‍41% des gens le font une fois par an voir moins 

Ainsi, la majorité des gens encourent le risque de tout perdre - et ce risque n’est pas des moindres puisque 1 personne sur 3 a déjà connu la perte de données importantes dans sa vie.

Il est donc primordial de s’intéresser à ce sujet et d’en savoir plus sur l’archivage et la sauvegarde. Dès maintenant ! Ne procrastinez plus ! Parce que les disques durs peuvent cesser de fonctionner, les appareils peuvent être perdus ou volés. Parce que vous pouvez effacer des contenus importants par inadvertance ou parce que vous avez besoin de place. Et aussi parce que le piratage informatique existe malheureusement, tout comme l’usurpation d’identité électronique et tout ce que cela entraîne.  

Sauvegarde Vs. Archivage

On l’a dit ils se ressemblent, mais ils sont différents. Les deux sont des termes techniques qui impliquent de faire des copies de fichiers ou de documents numériques. Alors quelles sont les différences ?

La sauvegarde, c’est une protection en cas de désastre. C’est une copie conforme, destinée à être restaurée en cas d’accident, de perte ou de vol. Par exemple, vous devriez envisager de faire des sauvegardes quotidiennes de votre smartphone : si vous le perdez, s’il cesse de fonctionner ou tout simplement si vous décidez d’en acheter un nouveau (de la même marque), alors vous pourrez transférer tous vos contenus, photos, apps et autres paramètres.

L’archivage, c’est une collection de documents ou contenus importants que l’on classifie pour le long-terme et que l’on n’utilise pas fréquemment. Cela concerne plus la conservation dans le temps, de notre identité ou de documents d’importance pour nous même ou notre héritage. Par exemple, vous pouvez créer une collection de photos de l’année 2012 ou de votre mariage pour faire de la place sur votre ordinateur. Ces photos sont importantes pour vous, mais vous n’avez pas besoin d’y avoir un accès rapide ou quotidien.  

Pourquoi la sauvegarde est essentielle

Faire une sauvegarde, c’est comme souscrire à une assurance. Cela ne vous sera peut être jamais utile. Mais le risque zéro n’existe pas, et en cas de problème, cela peut vous sauver la vie. L’un des avantages de la sauvegarde à notre époque, c’est que vous pouvez le faire de manière complètement automatique - la nuit par exemple. Alors pourquoi s’en priver ?

Que faut-il sauvegarder ?

Vos appareils : smartphones, ordinateurs, disques durs etc…

A quelle fréquence sauvegarder ?

Le plus fréquemment le mieux. Surtout pour les documents en cours : un article ou un document que vous rédigez, un projet sur lequel vous travaillez… Si quelque chose arrive, vous serez content de pouvoir restaurer une version récente et de limiter la perte.

Comment faire des sauvegardes ?

Les experts recommandent de faire au moins 1 voir 2 copies de vos contenus originaux. Pour ce faire, vous pouvez envisager 2 options faciles et pratiques :

Souscrire à un abonnement de sauvegarde dans le cloud :

Cela peut être en utilisant le service dédié de votre matériel (Apple iCloud, Google….). Ou bien vous pouvez choisir un service tiers spécialisé comme Blackblaze ou autre. Le backup dans le cloud est très pratique car il vous permet d’accéder à vos données sauvegardées depuis n’importe où.

Coût : le coût est limité, de 1€ à 10€ / mois en fonction du volume de stockage et du nombre d’appareils à sauvegarder

Créer sa propre sauvegarde :

Sur un disque dur, un serveur, un NAS ou un disque dur interactif, comme un Synology par exemple. Il vous faudra faire le paramétrage vous mêmes, donc il est préférable d’avoirs quelques connaissances informatiques. Un disque dur non connecté à l’internet à l’avantage de rester hors ligne et d’être moins vulnérables aux attaques à distance,  mais vous perdrez le côté pratique de l’accès à distance. Il vous faudra alors connecter votre appareil pour réaliser la sauvegarde.

Coût : le prix d’un disque dur basique commence autour de 15€, mais il vous faudra débourser plus de 100€ pour un NAS connecté à internet.

Pourquoi l’archivage est essentiel

Lorsque vous archivez des contenus, vous déplacez ces documents importants que vous n’utilisez pas fréquemment vers une unité de stockage dédiée à la préservation à long terme. Cela requiert donc plus d’efforts, car vous devrez sélectionner, organiser et transférer manuellement les contenus. Néanmoins, le résultat sera de grande qualité et plus personnel. Car vous ferez un choix sur ce qui doit être conservé (ou non) et vous organiserez les contenus d’une manière qui vous permettra de les retrouver plus facilement plus tard.

Que faut-il archiver ?

Vous devriez archiver tous les contenus sur vos appareils dont vous n’avez pas besoin de manière fréquente et qui ne seront pas amenés à changer : un document terminé, des emails, des photos etc… Vous pouvez également considérer d’archiver des contenus qui sont stockés en ligne ou sur des applications : des emails, des messages WhatsApp, des posts et des photos sur Facebook ou Instagram…

• Photos et vidéos
• Documents importants
• Emails,  conversations WhatsApp, SMS
• Contenus importants sur les réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Twitter...
• Articles de blog, de presse…

A quelle fréquence archiver ?

Cela varie d’une personne à une autre. Mais compte tenu de l’aspect chronophage de l’opération, vous ne devriez pas attendre trop longtemps au risque de vous retrouver submergé par l’ampleur de la tâche. Vous devriez considérer d’archiver vos contenus au moins plusieurs fois par an, voir plus.  

Une fois par mois, vous pourriez faire le tri des photos à conserver sur votre smartphone et effacer les doublons et autres photos inutiles.  Une fois tous les trois mois, vous pourriez prendre une heure de votre temps pour faire un tri, organiser et archiver vos contenus importants. Cela devrait rester gérable. A cette occasion, vous pourrez vérifier que le matériel utilisé est toujours en bon état de marche.

Si vous souhaitez archiver des contenus qui sont sur le web, dans vos emails ou sur les réseaux sociaux, la bonne nouvelle c’est qu’un service comme Kumbu vous permet de le faire très simplement, en un click ! Vous gagnerez un temps fou et le résultat sera bien meilleur qu’une capture d’écran.  

Comment archiver ?

Pour archiver correctement, vous aurez besoin d’un espace de stockage dédié uniquement à cette fonction : dans le cloud,sur un disque dur local ou sur un NAS.

1. Sélectionner le contenu que vous souhaitez archiver et organiser le de manière ordonnée -  dans des dossiers ou collections, avec des noms précis voir en ajoutant des metadata

2. Copiez le contenu sur votre dispositif de stockage

3. Faites une copie conforme des contenus archivés sur un autre système de stockage, idéalement situé dans un autre espace physique ou en utilisant les technologies RAID des NAS. Cela vous servira si l’un des deux systèmes venaient à cesser de fonctionner.  

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Pourquoi vous avez besoin de la sauvegarde et de l’archivage

L’un est automatique, ne requiert pas d’effort et vous sauvera la vie si vous venez à perdre l’un de vos appareils. L’autre semble plus archaïque : il demande plus d’effort, mais il vous permettra de préserver votre vie et identité avec beaucoup de qualité.

Dis autrement, voilà ce que chacun vous apporte :  

A propos de Kumbu, la boîte à souvenirs de l’ère numérique

Kumbu c’est un espace privé où enregistrer, organiser, partager et profiter de vos contenus préférés issus du web et des réseaux sociaux : vos photos numériques préférées, vos posts Facebook, vos Tweets, vos Instagrams, vos emails, vos articles de blogs etc...

Le Bouton Kumbu

Utilisez le bouton Kumbu pour Chrome ou Firefox pour enregistrer du contenu en surfant sur le web. Vous trouvez quelque chose que vous voulez enregistrer pour plus tard ? Enregistrez le en un click avec Kumbu !

Kumbu Mobile

Kumbu pour iOS et Android vous permet d’importer vos photos et vos vidéos préférées depuis votre galerie photos.

Partagez de manière privée

Kumbu vous permet de partager vos souvenirs de manière privée, avec les personnes de votre choix. Vous pouvez mêmes les inviter à ajouter leur propre contenus, si vous le souhaitez !1